○美浦村文書管理規程
平成13年2月9日
訓令第3号
美浦村文書事務規程(昭和47年美浦村訓令第4号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるものを除くほか、事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため、文書事務の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 決裁 美浦村決裁規程(平成22年美浦村訓令第1号。以下「決裁規程」という。)の規定により、事案の処理について最終的に決定する権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が当該事案の処理内容について最終的な意思決定を行うことをいう。
(2) 回議 当該事案の処理内容について直属の上司の承認を受けるため、決裁を経るべき当該事案を記載した文書(以下「起案文書」という。)をその上司に回付することをいう。
(3) 合議 決裁に先立ち、当該事案に関連する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において、起案文書又はその写しを当該機関に回付することをいう。
(4) 供閲 当該事案の内容について関係機関の了知を得ておくことが、事案の処理上便宜であると認められる場合において、当該事案に係る決裁が終わった起案文書(以下「原議書」という。)又はその写しを当該関係機関に回付することをいう。
(5) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録(電子的記録、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(6) 総合情報ネットワークシステム文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録のうち、電子署名が行われている電磁的記録をいう。
(7) 電子文書 行政情報ネットワークシステムの電子メールを利用した文書その他の電磁的記録(前号に定める総合情報ネットワークシステム文書を除く。)をいう。
(事務処理の原則)
第3条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。
2 事務の処理に当たっては、当該事案に係る決裁権者等は、当該処理すべき事案に関する処理方針、注意事項等について指示することを原則とする。
3 課長は、適正かつ能率的な事務の処理を図るため、立案事由が生じたときは、遅滞なく立案させるとともに、回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保することとし、いやしくも処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に十分留意しなければならない。
(文書の用紙規格)
第4条 文書の作成にあたっては、日本工業規格A列4判の規格の用紙を用いることを原則とする。
(文書取扱いの原則)
第5条 文書は、法令に特別の定めがある場合を除き、当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し、内容を告げ、若しくは写しを与え、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、職務の執行等に関し、上司の許可を受けた場合は、この限りでない。
(施行対象文書)
第5条の2 電子文書として施行することのできる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる文書であって、次に掲げるものとする。
(1) 回答、報告等の様式が添付された照会、依頼等に対する回答、報告等で村の機関に発するもの
(2) 定例報告等で様式が定まっているもの
(3) 職員のみを構成員とする会議の通知又は村の機関に発する事務連絡等
(4) 通知、照会等で軽易なもの
(5) 照会先等から電子文書による回答等を求められているもの
(総務課長の職責)
第6条 総務課長は、文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるよう常に留意し、適切な指導、調整及び改善を行わなければならない。
2 条例、規則及び訓令の原本(条例及び規則にあっては美浦村公告式条例(昭和30年美浦村条例第1号)第2条第1項及び第3条の規定により村長が署名したもの、訓令にあっては同条例第4条の規定により村長印を押印したものをいう。)は、総務課長が保管するものとする。
(課長の職責)
第7条 課長は、当該課の文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるように常に留意しなければならない。
(文書管理主任の設置)
第8条 課に文書管理主任を置く。
2 文書管理主任は、課長補佐の職にあるもの(課長補佐が2人以上ある場合は、課の事務を総括整理することを命じられている者のうち、庶務事務を担当する者)を充てる。ただし、該当する職員がいないとき又は欠けたときは、当該課長が必要に応じ指定する者とする。
3 文書管理主任が不在のときは、課長があらかじめ指定する者がこの規程に定める文書管理主任の事務を行うものとする。
(文書管理主任の職責)
第9条 文書管理主任は、文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。
2 文書管理主任は、この規程に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 起案文書の決裁区分、回議先、合議先及び供閲先の審査に関すること。
(2) 起案文書についての違法性、不当性、違式の有無その他の内容の審査及び調整に関すること。
(3) 起案文書の文章及び用字用語の調整に関すること。
(4) 文書の処理の促進に関すること。
(5) その他文書事務の管理に関すること。
(文書取扱者)
第10条 課に文書取扱者1人以上を置く。
2 文書取扱者は、当該課の職員のうちから、当該課長が指定するものとする。
3 文書取扱者は、文書管理主任の指示を受けて、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書、小包郵便物及び運送小荷物(以下「文書等」という。)の収受及び配布に関すること。
(2) 原議書の登録に関すること。
(3) 文書の整理及び保管に関すること。
(4) その他文書の取扱に関すること。
(簿冊への登録番号)
第11条 この規程により設ける簿冊に文書を登録する場合の登録番号は、毎年1月1日に起こすものとする。
(文書の種類)
第12条 文書は令達文書と一般文書とに分ける。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するものをいう。
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するものをいう。
(3) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。
(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。
(5) 訓令 所属の機関に対して命令するもので公示するものをいう。
(6) 訓 所属の機関に対して命令するもので、公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。
(7) 諮問 法令の規定に基づき、公の機関又は団体に対しその意見を求めるものをいう。
3 一般文書は、令達文書以外の文書とする。
(公文用例)
第13条 文書の用例は、美浦村公用文に関する規程(昭和41年美浦村規程第3号)に規定するとおりとする。
(1) 条例、規則及び訓令 第28条第1項の規定による登録番号を令達番号とし、その番号の前に村名及び令達文書の種別を冠する。
(2) 告示 第28条第2項の規定による登録番号を令達番号とし、その番号の前に村名を冠する。
(文書の日付)
第15条 施行する文書の日付は、発送日とする。
(文書の施行者名)
第16条 命達文書は、村長名をもって施行するものとする。
(1) 対外文書で副村長、部長又は課長あての照会その他の文書に対する回答等は、副村長名、部長名又は課長名
(2) 対内文書のうち特に重要なものを除き、副村長名、部長又は課長名
(3) 軽易なものについては、副村長名、部長名若しくは課長名又は村役場名、部名若しくは課等名
(1) 申請書、報告書その他これらに類する文書等を当該申請人等から担当課の職員が受け取るとき。
(2) 会議、出張等の際に依頼されて、文書等を当該依頼者から担当課の職員が受け取るとき。
(3) 陳情書その他これに類する文書等を当該陳情人等からその陳情等の相手方である職員又はその関係職員が受け取るとき。
(4) 役場庁舎以外の庁舎に直接送付された文書等を担当課の職員が受け取るとき。
(5) 前各号に準ずる事由により、文書等をその事務の関係職員が受け取るとき。
(6) 電子文書を総務課長が指定した担当課の職員が受信するとき。
2 郵便料金の未納又は不足の文書等が到達したときは、公務に関するものと認められるものに限り、その未納又は不足の料金を負担して受領することができる。
(受領文書等の配布)
第18条 総務課長は、その受領した文書等を直ちに担当課に配布するものとする。
(1) 当該課で処理することが不適当であると認められる文書等 最も適当であると認められる課
(2) 誤って配布を受けた文書等 総務課
3 担当課の文書管理主任は、他の課に関係のある重要な文書を配布されたときは、その写しを作成し、当該関係のある課に配布するものとする。
(1) 刊行物、ポスターその他これらに類するもの
(2) あいさつ状、招待状その他これらに類するもの
(3) 郵便はがき(権利の得失変更に関係があると認められるものを除く。)
(4) 受付印を押印することが不適当であると認められる文書
(5) その他内容が軽易であると認められる文書
(課長の閲覧)
第21条 文書管理主任は、配布を受けた文書について、課長の閲覧に供するものとする。
(収受文書の配布)
第22条 課長は、前条の規定により閲覧に供された文書について、処理方針を指示して職員に配布するものとする。この場合において、他の課に関係のある重要な文書の処理については、当該関係ある課長と協議するものとする。
(事案の処理)
第23条 事案の処理は、起案用紙(様式第3号)に処理案を記載し、決裁を経ることによって行う。
2 前項の規定にかかわらず、簡易な回答等の立案は、起案用紙によらないことができる。この場合において、必要があると認めるときは、公開・非公開の区分を記載し、所定の事項を記入するものとする。
(報告・連絡書)
第24条 上司の指示若しくは命令又は会議、電話、来訪等により生じた事案に関し、報告、連絡等を要するものについては、報告・連絡書(様式第4号)によりすみやかに処置するものとする。
(起案用紙による立案)
第25条 起案用紙による立案に当たっては、次の要領によるほか、その様式に従い必要な事項を記載しなければならない。
(1) 合議先を記載すること。
(2) 題名欄には立案の内容が容易に把握できる簡潔な題名を表示すること。この場合において、第3号の表示の次に「(伺い)」と表示すること。
(3) 施行する文書の内容により、「(通知)」、「(指示)」、「(協議)」、「(照会)」、「(回答)」、「(報告)」、「(送付)」、「(提出)」、と当該文書の題名の次に表示すること。これらの表示により難いものについては、適宜の表示を用い、又は表示しないことができる。
(4) 施行する文書のあて先と送付先が異なる場合は、送付先を朱書きにより併記すること。ただし、送付先が官公庁である場合等その所在地が明らかなものについては、この限りでない。
(5) 立案の理由又は立案までの経過及び会議等に付議された事項については、特にその決定内容並びに関係法令の条項及び関係書類を付記し、又は添付すること。ただし、簡易なもの又は定例に属するものについては、これらの全部又は一部を省略することができる。
(6) 発送につき特別の取扱いを要するものについては、特別取扱いの欄に「書留」、「簡易書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」、「電報」等と記載すること。
(7) 総合行政ネットワークシステム文書として施行する文書を含む起案にあたっては、起案用紙の右上部余白に「LGWAN文書」と朱書きすること。
(8) 電子文書として施行する文書を含む起案にあたっては、起案用紙の右上部余白に「電子文書」と朱書きすること。
(1) 令達文書(告示及び公告のうち決裁規程に規定する課長専決事項に係るものを除く。)
(2) 村長、副村長及び部長の決裁を要するもの
(3) 法令の解釈及び運用に関するもの
(4) 不服申立て(補正命令等簡易なものを除く。)及び訴訟に関するもの
(5) 契約に関するもの(決裁規程に規定する課長専決事項に係るものを除く。)
(6) 契約書の書式の調整に関するもの
(7) その他異例に属するもの
2 総務課長は、審査に付された起案文書について、違法性、不適正及び違式の有無その他の内容について審査し、調整するものとする。
(変更等)
第27条 合議を受けた者、審査をした者又は決裁権者は、起案文書の内容に変更を加えようとするときは、あらかじめその旨を起案者に連絡しなければならない。
2 前項の規定により、起案文書の内容に変更を生じたときは、起案者は、その変更前の合議及び審査に係る関係者にその旨を連絡しなければならない。廃案又は保留となったときも同様とする。
3 合議を受けた者又は審査をした者は、起案文書の内容について意見があるときは、当該意見を記載した付せん又は適宜の用紙を当該起案文書に貼り付け、又は添付することにより、決裁権者の参考に資するための措置を講ずることができる。
(決裁等)
第28条 決裁権者は、すべての合議及び審査が終わった起案文書を決裁したときは、その日付をもって所定の欄に決裁印(別表第3号)を押印するものとする。この場合において決裁者は、決裁印の押印を起案者又は文書を管理主任に行わせることができる。
2 前項の場合において、決裁権者は、合議又は審査の過程において当該起案文書の内容に変更が加えられたとき又は意見があったときは、所要の調整を行うものとする。
(原議書の登録)
第29条 原議書のうち条例、規則及び訓令(村長事務部局以外の課の処理に係るものを除く。)については、総務課長において条例、規則、規程公布簿(様式第5号)に登録しなければならない。
2 原議書のうち告示については、総務課長において公示登録簿(様式第6号)に登録しなければならない。
5 一般文書で次に掲げる以外のものについては、担当課の文書管理主任において文書発送簿(様式第8号)に登録する。
(1) 経由文書
(2) 郵便はがき(権利の得失変更に関係があると認められるものを除く。)及び電報によるもの
(3) 登録することが不適当であると認められるもの
(4) その他内容が軽易であると認められるもの
(文書の施行)
第30条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続きをとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指揮を受けるものとする。
(総合行政ネットワークシステム文書の施行)
第30条の2 総合行政ネットワークシステム文書は、総務課において発信して施行するものとする。
2 課長は、総合行政ネットワークシステム文書を送信しようとする場合には、電子署名を行おうとする電磁的記録を記録した記録媒体(電子メールを含む。)を原議書とともに総務課長に提出するものとする。
4 施行する総合行政ネットワークシステム文書の日付は、送信日とする。
(電子文書の施行)
第30条の3 電子文書は、担当課において発信し、又は発送するものとする。ただし、郵送又は文書庁外使途により発送するものについては、この限りでない。
2 前項の規定により担当課が発信し、又は発送した電子文書に係る原議書には、当該電子文書を発信し、又は発送した職員が、当該発信又は発送を行った年月日を記入し、記名するものとする。
3 施行する電子文書の日付は、発信日又は発送日とする。
(施行文書の浄書)
第30条の4 施行に関する浄書は、担当課において行うものとする。
(公印の押印)
第31条 施行する文書には、公印及び契印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。
(1) 職員のみを構成員とする会議の通知、事務連絡等軽易な文書
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(3) 通知、照会等で印刷した同文の文書
2 公印及び契印の押印は、美浦村公印に関する規程(昭和47年美浦村訓令第3号)第2条に規定する公印の保管者(以下「保管者」という。)が押印するものとする。この場合において保管者は、浄書した文書が原議書と相違ないことを確認しなければならない。
3 許可書、認可書、契約書等の権利の得失変更に関係がある文書については、2枚以上にわたるときは割印の押印又はこれに変わるべき措置を、訂正したときは訂正印の押印をそれぞれしなければならない。
(文書の発送の方法)
第32条 文書等の発送は、郵送又は運送便により行うものとする。
2 前項の場合において、郵送によるものにあっては勤務時間外(休日及び祭日を含む。以下同じ。)に発送する場合を除き総務課、運送便によるものにあっては担当課において発送するものとする。ただし、特別の事情がある場合は、あらかじめ総務課長の承認を得て、担当課により発送することができる。
3 前2項の規定にかかわらず、会議において配布する等により、文書等を発送することができる。
4 発送を要する文書等は、すべて担当課において封かんし、又は包装しなければならない。
(簿冊の調整)
第33条 課長は、事務処理の簡素合理化のため必要があると認めるときは、総務課長に協議して、この規程に定める簿冊についてこれを統合し、分冊し、その他必要な調整をすることができる。
(例規集への登載)
第34条 次の各号に掲げるものは、美浦村例規集(以下「例規集」という。)に登載するものとする。
(1) 条例
(2) 規則
(3) 訓令
(4) 前各号に掲げるもののほか、例規に属する文書のうち、総務課長が例規集に登載する必要があると認めるもの
附則
1 この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
2 この訓令にかかわらず、改正前の美浦村文書事務規程(昭和47年美浦村訓令第4号)の規定により現に使用中の用紙については、その残部を限度として、この規程による所要の訂正を施したうえ、なお使用することができる。
附則(平成14年訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成16年訓令第4号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成17年訓令第3号)
この訓令は、平成17年6月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第2号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第2号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第3号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表
